TẠO PHIẾU MUA HÀNG ĐỂ NHẬP HÀNG VÀO KHO
A. Qui trình tạo phiếu
1. Thêm mới phiếu mua hàng
2. Chọn thông tin nhà cung cấp.
3. Tạo mới nhà cung cấp (nếu chưa có thông tin nhà cung cấp trên hệ thống)
4. Thêm mới dòng sản phẩm.
5. Chọn thông tin sản phẩm, hàng hóa cần nhập mua.
6. Chọn đơn vị tính
7. Nhập đơn giá sản phẩm. (nếu đơn giá có thay đổi khác đơn giá trên danh mục sản phẩm)
8. Nhập số lượng sản phẩm cần nhập mua.
9. Nhập các thông tin %CK. %VAT, ngày sản xuất, hạn sử dụng(nếu có)
10. Xóa dòng sản phẩm (nếu muốn hủy dòng sản phẩm nào thì chọn dòng sản phẩm đó và sử dụng chức năng này)
11. Lưu phiếu mua hàng.
12. In phiếu mua hàng hoặc phiếu nhập kho.
B. Mô tả cách sử dụng
Sử dụng chức năng này để nhập hàng hóa vào kho sẽ hỗ trợ bạn quản lý được các thông tin sau:
– Số lượng hàng hóa, sản phẩm nhập vào kho (quản lý nhập xuất tồn)
– Quản lý đơn giá nhập, chiết khấu, thuế của từng sản phẩm.
– Phần mềm dựa trên các phiếu nhập mua hàng này để tính giá vốn xác định lợi nhuận chính xác cho từng mặt hàng khi bán
Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu mua hàng nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, sản phẩm được nhập kho, quản lý được công nợ của nhà cung cấp.
Mô tả: Chức năng nhập kho từ phiếu mua hàng được sử dụng để tạo ra các phiếu nhập kho, nhập số lượng hàng hóa vào kho. Với chức năng này, phần mềm quản lý chi tiết về đơn giá hàng nhập về kho, quản lý chi tiết %VAT, chiết khấu của từng sản phẩm. Quản lý công nợ của nhà cung cấp nếu mua hàng về nhập kho mà chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Khi sử dụng chức năng để tạo phiếu mua hàng, phần mềm sẽ tự động nhập kho hàng hóa khi bạn lưu phiếu.
Cách sử dụng:
– Thêm mới phiếu mua hàng, bạn bấm chọn nút 
(Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)
– Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa NM_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).
– Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục –> Nhân viên.
– Đối tượng ở đây là nhà cung cấp, nếu đã có thông tin nhà cung cấp rồi thì bạn click vào ô đối tượng hoặc gõ tên đối tượng, phần mềm sẽ lọc thông tin theo tên nhà cung cấp mà bạn gõ vào. Bạn chọn nhà cung cấp. Thông tin nhà cung cấp được cập nhật trong Danh mục –> Nhà cung cấp.
– Nếu nhà cung cấp chưa có, bạn click dấu 
ở ô Đối tượng 
để phần mềm mở chức năng tạo mới nhà cung cấp trực tiếp trên phiếu mua hàng. Bạn nhập thông tin mới vào nhà cung cấp và lưu lại. Thoát form nhà cung cấp, bạn click vào ô đối tượng chọn lại tên nhà cung cấp bạn mới vừa thêm.
– Bạn muốn nhập hàng vào kho nào thì chọn kho tại ô thông tin “Nhập tại kho”.
– Để chọn hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần nhập kho:
o Bạn bấm vào nút dấu 
ở lưới Danh sách hàng hóa hoặc sử dụng phím nóng (F2) phần mềm sẽ tạo mới dòng thông tin trên lưới. Ngay cột mã hàng, bạn có thể gõ mã hàng hóa hoặc click vào dấu mũi tên xổ xuống rồi chọn sản phẩm cần nhập vào kho.
o Nếu hàng hóa, sản phẩm chưa có trên danh mục sản phẩm thì ngay tại cột Mã hàng 
bạn click dấu 
, phần mềm sẽ hiển thị chức năng tạo mới sản phẩm trực tiếp trên phiếu mua hàng. Bạn nhập thông tin vào lưu lại và tắt form tạo sản phẩm, sau đó chọn lại sản phẩm trên phiếu mua hàng là được.
o Nếu có nhiều sản phẩm thì bạn click vào nút dấu hoặc sử dụng phím nóng (F2) để tạo nhiều dòng thông tin mới.
o Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá, số lượng hàng. Nhập % VAT (nếu có), %CK (nếu có), nhập ngày sản xuất (nếu có), nhập Hạn sử dụng (nếu có) cho từng sản phẩm.
o Nếu bạn cần xóa dòng dữ liệu sản phẩm hàng hóa nào thì bạn chọn vào dòng cần xóa rồi click nút dấu 
hoặc sử dụng phím nóng (F3) phần mềm sẽ xóa dòng bạn đã chọn.
– Nếu bạn chưa trả tiền cho nhà cung cấp thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” rồi lưu phiếu lại. Phần mềm sẽ ghi lại tổng tiền trên phiếu mua hàng vào công nợ nhà cung cấp.
– Nếu bạn đã trả tiền cho phiếu mua hàng này thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay”. Phần mềm sẽ tự động tạo ra 1 phiếu chi để chi trả tiền cho phiếu này.
– Nếu bạn trả một số tiền nhiều hơn hoặc ít hơn tiền trên phiếu này, thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán khác”. Sau đó nhập số tiền cần thanh toán vào ô “Nhập số tiền thanh toán” 
rồi lưu lại.
– Nếu bạn trả tiền mặt thì chọn “Tiền mặt”. Nếu trả bằng hình thức là chuyển khoản thì chọn “Chuyển khoản”.
– Để lưu phiếu sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút 
(Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)
– Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu mua hàng, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)
– Sau khi bạn lưu phiếu mua hàng, số lượng các mặt hàng trong phiếu này đã được nhập vào kho. Bạn có thể vào Thống kê – Báo cáo –> Tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số liệu.
– Để in phiếu nhập kho hoặc in phiếu mua hàng, bạn click vào nút 
“In báo cáo” để in report (báo cáo) ra giấy:
o Chọn in phiếu nhập kho để in report là phiếu nhập hàng hóa.
o Chọn in hóa đơn mua để in report là phiếu mua hàng.
o Nếu trên phiếu mua hàng chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán khác” thì khi bạn chọn in phiếu chi phần mềm sẽ in phiếu chi ra.
o Nếu trên phiếu mua hàng chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” thì khi bạn chọn in phiếu chi phần mềm sẽ không in phiếu chi (vì chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp nên phần mềm sẽ không tạo phiếu chi).
Để sửa phiếu mua hàng, bạn vào Danh sách phiếu mua hàng : Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút 
“Sửa” hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu mua hàng, bạn sửa thông tin và lưu lại.