TẠO PHIẾU BÁN HÀNG

A. Qui trình tạo phiếu

qui-trinh-ban-hang

1. Thêm mới phiếu bán hàng

2. Chọn thông tin khách hàng.

3. Tạo mới khách hàng (nếu chưa có thông tin khách hàng trên hệ thống)

4. Thêm mới dòng sản phẩm.

5. Chọn thông tin sản phẩm, hàng hóa cần bán.

6. Nhập đơn giá sản phẩm. (nếu đơn giá có thay đổi khác đơn giá trên danh mục sản phẩm)

7. Nhập số lượng sản phẩm cần bán.

8. Nhập các thông tin %CK. %VAT, hạn dùng (nếu có)

9. Xóa dòng sản phẩm (nếu muốn hủy dòng sản phẩm nào thì chọn dòng sản phẩm đó và sử dụng chức năng này)

10. Lưu phiếu bán hàng.

11. In phiếu bán hàng để giao cho khách hàng

B. Mô tả cách sử dụng

Sử dụng chức năng này để xuất bán hàng hóa sẽ hỗ trợ bạn quản lý được các thông tin sau:

-         Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất bán (quản lý nhập xuất tồn)

-         Quản lý đơn giá bán, chiết khấu, thuế của từng sản phẩm.

-         Phần mềm dựa trên các phiếu bán hàng để tính lợi nhuận chính xác cho từng mặt hàng khi bán

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu bán hàng hàng hóa, sản phẩm cho khách hàng, quản lý được số lượng hàng xuất bán, quản lý được công nợ của khách hàng.

Mô tả: Chức năng xuất kho từ phiếu bán hàng được sử dụng để tạo ra các phiếu xuất kho, xuất số lượng hàng hóa. Với chức năng này, phần mềm quản lý chi tiết về đơn giá hàng bán, quản lý chi tiết %VAT, chiết khấu của từng sản phẩm. Quản lý công nợ của khách hàng nếu khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần.

Khi sử dụng chức năng để tạo phiếu bán hàng, phần mềm sẽ tự động xuất kho hàng hóa khi bạn lưu phiếu.

Cách sử dụng:

-         Thêm mới phiếu bán hàng, bạn bấm chọn nút gdnThemMoi  (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

-         Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa XB_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).

-         Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục –> Nhân viên.

-        Đối tượng ở đây là khách hàng, nếu đã có thông tin khách hàng rồi thì bạn click vào ô đối tượng hoặc gõ tên đối tượng, phần mềm sẽ lọc thông tin theo tên khách hàng mà bạn gõ vào. Bạn chọn thông tin khách hàng. Thông tin khách hàng được cập nhật trong Danh mục –> Khách hàng.

-  Nếu khách hàng chưa có, bạn click dấu gdnThemMoiDoiTuong   ở ô Đối tượng gdnDoiTuong  để phần mềm mở lên chức năng tạo mới khách hàng trực tiếp trên phiếu bán hàng. Bạn nhập thông tin mới khách hàng và lưu lại. Tắt chức năng cập nhật khách hàng, bạn click vào ô đối tượng chọn lại thông tin khách hàng bạn mới vừa thêm.

-         Bạn muốn xuất bán hàng ở kho nào thì chọn kho tại ô thông tin “Xuất tại kho”.

-         Để chọn hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần xuất bán:

            o   Bạn bấm vào nút dấu gdnThemMoiSP   ở lưới Danh sách hàng hóa hoặc sử dụng phím nóng (F2) phần mềm sẽ tạo mới dòng thông tin trên lưới. Ngay cột mã hàng, bạn có thể gõ mã hàng hóa hoặc click vào dấu mũi tên  xổ xuống rồi chọn sản phẩm cần xuất bán.

            o   Nếu có nhiều sản phẩm thì bạn click vào nút dấu  gdnThemMoiSP  hoặc sử dụng phím nóng (F2) để tạo nhiều dòng thông tin mới.

             o   Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá bán, số lượng hàng. Nhập % VAT (nếu có), %CK (nếu có), chọn Hạn dùng (nếu có) cho từng sản phẩm.

            o   Nếu bạn cần xóa dòng dữ liệu sản phẩm hàng hóa nào thì bạn chọn vào dòng cần xóa rồi click nút dấu  gdnXoaThongTin  hoặc sử dụng phím nóng (F3) phần mềm sẽ xóa dòng bạn đã chọn.

-         Nếu khách hàng chưa trả tiền cho bạn thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” rồi lưu phiếu lại. Phần mềm sẽ ghi lại tổng tiền trên phiếu bán hàng vào công nợ khách hàng.

-         Nếu khách hàng đã trả tiền cho phiếu bán hàng này thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay”. Phần mềm sẽ tự động tạo ra 1 phiếu thu để thu tiền cho phiếu này.

-        Nếu khách hàng trả một số tiền nhiều hơn hoặc ít hơn tiền trên phiếu này, thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán khác”. Sau đó nhập số tiền cần thanh toán vào ô “Nhập số tiền thanh toángdnNhapSoTien  rồi lưu lại.

-         Nếu khách hàng trả tiền mặt thì chọn “Tiền mặt”. Nếu trả bằng hình thức là chuyển khoản thì chọn “Chuyển khoản”.

-         Để lưu phiếu sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút  gdnLuu (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

-        Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu bán hàng, bạn bấm chọn nút  gdnThemMoi (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

-         Sau khi bạn lưu phiếu bán hàng, số lượng các mặt hàng trong phiếu này đã được xuất kho. Bạn có thể vào Thống kê – Báo cáo –> Tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số liệu.

-         Để in phiếu xuất kho hoặc in phiếu bán hàng, bạn click vào nút “In báo cáo”  btnInBaoCao để in report (báo cáo) ra giấy:

             o   Chọn in phiếu xuất kho để in report là phiếu xuất hàng hóa.

             o   Chọn in hóa đơn bán hàng để in report là phiếu bán hàng.

           o   Nếu trên phiếu bán hàng chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán khác” thì khi bạn chọn in phiếu thu phần mềm sẽ in phiếu thu ra.

            o   Nếu trên phiếu bán hàng chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” thì khi bạn chọn in phiếu thu phần mềm sẽ không in phiếu thu (vì khách hàng chưa thanh toán tiền nên phần mềm sẽ không tạo phiếu thu).

Để sửa phiếu bán hàng, bạn vào Danh sách phiếu bán hàng : Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút “SửagdnSua  hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu bán hàng, bạn sửa thông tin và lưu lại.

Chức năng tạo phiếu bán hàng