Phần mềm kho – bán hàng hỗ trợ người dùng một cách rất trực quan và dễ sử dụng. Khi người sử dụng quan tâm đến số lượng hàng tồn kho, đơn giá mua, bán, lợi nhuận, doanh thu, doanh số,… thì người sử dụng chỉ cần thực hiện 2 module Mua hàng và Bán hàng là đủ tất cả các nghiệp vụ. Khi tạo phiếu mua hàng, phần mềm sẽ tự động nhập kho số lượng sản phẩm và ngược lại khi tạo phiếu bán hàng, phần mềm cũng sẽ tự động xuất kho theo số lượng trong phiếu bán hàng. Khi sử dụng 2 module Mua hàng và Bán hàng phần mềm hỗ trợ người dùng thống kê báo cáo số lượng hàng tồn kho, doanh thu từng mặt hàng xuất bán, lợi nhuận, doanh số của nhân viên kinh doanh,… đầy đủ tất cả các thông tin về nghiệp vụ mua bán hàng hóa.
Ngoài chức năng mua hàng (tự động nhập kho khi tạo phiếu mua hàng) và bán hàng (tự động xuất kho khi tạo phiếu bán hàng), phần mềm Sales management còn có chức năng quản lý kho hàng đơn thuần dành cho doanh nghiệp, cửa hàng chỉ quan tâm đến số lượng hàng hóa tồn kho mà không cần quan tâm đến đơn giá nhập mua, xuất bán và không quan tâm đến thống kê lợi nhuận.
Với việc tích hợp thêm các chức năng quản lý kho đơn thuần trong phần mềm đã hỗ trợ người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm một cách đơn giản nhất có thể khi chỉ cần quản lý về số lượng hàng tồn.
Quy trình quản lý kho thể hiện ở hình ảnh bên dưới:
Mô tả nghiệp vụ
Khi phát sinh nhập xuất kho hàng hóa, sản phẩm, thông thường sẽ phát sinh các nghiệp vụ sau:
- Khi hàng hóa được đưa về kho, thủ kho sẽ tạo phiếu nhập kho, nhập số lượng hàng hóa nhập về vào phiếu nhập kho và lưu lại. Khi đó, số lượng hàng tồn trong kho sẽ tăng lên.
- Thủ kho xuất phiếu nhập kho giao cho người quản lý.
- Khi có yêu cầu xuất hàng hóa số lượng ra khỏi kho, nhân viên thủ kho sẽ tạo phiếu xuất kho các sản phẩm theo số lượng yêu cầu. Số lượng hàng tồn trong kho sẽ giảm xuống.
- Thủ kho xuất phiếu xuất kho giao cho người quản lý và người nhận hàng hóa, sản phẩm.
- Khi có nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ trong doanh nghiệp, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động:
* Căn cứ vào tình hình tồn kho của các mặt hàng trong các kho, Giám đốc hoặc người quản lý sẽ có lệnh điều chuyển hàng giữa các kho trong doanh nghiệp với nhau.
* Kế toán kho lập phiếu chuyển kho, chọn kho cần xuất đi và kho cần nhập đến.
* Nhập số lượng hàng hóa, sản phẩm cần chuyển kho vào phiếu và lưu lại.
* Số lượng hàng hóa ở kho xuất sẽ giảm xuống trong khi số lượng hàng hóa ở kho nhập (chuyển đến) sẽ tăng lên. - Sau một thời gian nhập xuất kho hoặc mua bán hàng hóa, sản phẩm. Số lượng trong kho phần mềm và số lượng hàng hóa thực tế sẽ có chênh lệch với nhau. Ban lãnh đạo công ty hoặc kế toán trưởng hoặc bộ phận kế toán sẽ yêu cầu kiểm kê kho, lúc này sẽ phát sinh các hoạt động sau:
* Thành lập ban kiểm kê gồm có kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc bộ phận lãnh đạo công ty.
* Nhân viên kho sẽ in phôi thông tin kiểm kê trong phần mềm theo từng kho. Trong các mẫu in phôi, có đầy đủ thông tin về sản phẩm, hàng hóa, số lượng tồn hiện tại. Sử dụng phôi này để ghi nhận lại kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho và đối chiếu trực tiếp với số lượng hàng tồn trong phôi.
* Nếu có sự chênh lệch thì ban kiểm kê sẽ đưa ra hướng xử lý và điều chỉnh kho cho phù hợp với số lượng thực tế.
* Sau khi có số lượng thực tế và cơ cấu điều chỉnh kho, nhân viên kế toán vào phần mềm, chọn kiểm kê, điều chỉnh và nhập toàn bộ số liệu đã ghi nhận trong quá trình kiểm kê thực tế. Phần mềm sẽ tự động đối chiếu với số lượng lệch so với sổ kế toán và tự động điều chỉnh (nhập, xuất) kho cho phù hợp với số lượng thực tế. - Các nghiệp vụ trên phần mềm đều ghi nhận lại ở mục thẻ kho. Người dùng vào Thống kê – Báo cáo chọn thẻ kho sẽ nắm được hết tất cả các nghiệp vụ bên trên.
- Số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, chuyển kho,… đều được ghi nhận vào mục thống kê xuất nhập tồn. Người dùng vào thống kê báo cáo chọn chức năng thống kê xuất nhập tồn, phần mềm sẽ tập hợp và thống kê đầy đủ thông tin về hàng hóa tồn kho, số lượng nhập xuất trong kỳ, số lượng tồn đầu khi, trị giá hàng tồn trong kỳ, cuối kỳ, đầu kỳ,…
- Khi tính giá vốn xuất kho, chức năng này hỗ trợ tính giá vốn các mặt hàng xuất bán để đưa ra được các thống kê về doanh thu, lợi nhuận của từng mặt hàng xuất bán, lợi nhuận chung của tất cả các mặt hàng theo từng thời điểm người sử dụng chọn.
Mời các bạn xem tiếp hướng dẫn sử dụng phần mềm kho – bán hàng.