A. Quy trình tạo đơn đặt hàng (Khách hàng đặt hàng)

gdnPhieuDatHang

1. Thêm mới phiếu đặt hàng

2. Chọn thông tin khách hàng.

3. Tạo mới khách hàng (nếu chưa có thông tin khách hàng trên hệ thống)

4. Thêm mới dòng sản phẩm.

5. Chọn thông tin sản phẩm, hàng hóa.

6. Nhập đơn giá sản phẩm. (nếu đơn giá có thay đổi khác đơn giá trên danh mục sản phẩm)

7. Nhập số lượng sản phẩm.

8. Nhập các thông tin %CK. %VAT, hạn dùng (nếu có)

9. Xóa dòng sản phẩm (nếu muốn hủy dòng sản phẩm nào thì chọn dòng sản phẩm đó và sử dụng chức năng này)

10. Lưu phiếu đặt hàng.

11. In phiếu đặt hàng để giao cho khách hàng.

12. Nếu khách hàng có đặt cọc đơn hàng thì check vào đây và nhập số tiền đặt cọc vào và lưu lại.

B. Mô tả cách sử dụng

Sử dụng chức năng này để khách hàng đặt mua hàng. Chức năng này hỗ trợ bạn quản lý được các thông tin sau:

-         Ghi nhận số lượng hàng hóa, sản phẩm khách hàng sẽ đặt hàng

-         Quản lý đơn giá hàng hóa khi đặt hàng.

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu đặt hàng khi khách hàng order sản phẩm.

Mô tả: Chức năng đặt hàng được sử dụng để ghi nhận lại thông tin hàng hóa, số lượng sản phẩm khách hàng đặt. Với chức năng này, phần mềm quản lý chi tiết về đơn giá hàng đã đặt, quản lý chi tiết %VAT, chiết khấu của từng sản phẩm.

Khi sử dụng chức năng tạo phiếu đặt hàng, phần mềm sẽ ghi nhận thông tin nhưng sẽ không xuất kho số lượng sản phẩm từ phiếu đặt hàng này.

Cách sử dụng:

-         Thêm mới phiếu đặt hàng, bạn bấm chọn nút gdnThemMoi (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

-         Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa PDH_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).

-         Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục –> Nhân viên.

-         Nhập thông tin ngày giao hàng (ngày bạn giao sản phẩm cho khách hàng), địa điểm hàng hóa sẽ được giao.

-         Đối tượng ở đây là khách hàng, nếu đã có thông tin khách hàng rồi thì bạn click vào ô đối tượng hoặc gõ tên đối tượng, phần mềm sẽ lọc thông tin theo tên khách hàng mà bạn gõ vào. Bạn chọn khách hàng. Thông tin khách hàng được cập nhật trong Danh mục –> Khách hàng.

-         Nếu khách hàng chưa có, bạn click dấu gdnThemMoiDoiTuong  ở ô Đối tượng gdnDoiTuong để phần mềm mở lên chức năng tạo mới khách hàng trực tiếp trên phiếu. Bạn nhập thông tin khách hàng vào và lưu lại. Tắt chức năng khách hàng, bạn click vào ô đối tượng chọn lại tên khách hàng bạn mới vừa thêm.

-         Để chọn hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần đặt:

          o   Bạn bấm vào nút dấu gdnThemMoiSP  ở lưới Danh sách hàng hóa hoặc sử dụng phím nóng (F2) phần mềm sẽ tạo mới dòng thông tin trên lưới. Ngay cột mã hàng, bạn có thể gõ mã hàng hóa hoặc click vào dấu mũi tên  xổ xuống rồi chọn sản phẩm cần đặt hàng.

         o   Nếu hàng hóa, sản phẩm chưa có trên danh mục sản phẩm thì ngay tại cột Mã hàng  bạn click dấu , phần mềm sẽ hiển thị chức năng tạo mới sản phẩm trực tiếp trên phiếu. Bạn nhập thông tin vào lưu lại và tắt form tạo sản phẩm, sau đó chọn lại sản phẩm trên phiếu là được.

          o   Nếu có nhiều sản phẩm thì bạn click vào nút dấu gdnThemMoiSP  hoặc sử dụng phím nóng (F2) để tạo nhiều dòng thông tin mới.

          o   Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá, số lượng hàng. Nhập % VAT (nếu có), %CK (nếu có) cho từng sản phẩm.

         o   Nếu bạn cần xóa dòng dữ liệu sản phẩm hàng hóa nào thì bạn chọn vào dòng cần xóa rồi click nút dấu gdnXoaThongTin  hoặc sử dụng phím nóng (F3) phần mềm sẽ xóa dòng bạn đã chọn.

-         Nếu khách hàng đặt cọc tiền, bạn tick chọn chức năng “Có đặt cọc tiền hànggdnDatCoc.  Nếu khách hàng chưa đặt cọc thì bỏ dấu tick ra.

-         Để lưu phiếu sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút gdnLuu (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

-         Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu đặt hàng, bạn bấm chọn nút gdnThemMoi (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

-         Để in phiếu đặt hàng, bạn click vào nút btnInBaoCao “In báo cáo”  để in report (báo cáo) ra giấy:

            o   Chọn in phiếu đặt hàng để in report là phiếu đặt hàng hóa.

            o   Nếu trên phiếu đặt hàng có chọn đặt cọc tiền hàng thì khi bạn chọn in phiếu thu phần mềm sẽ in phiếu thu ra.

           o   Nếu trên phiếu đặt hàng không có chọn đặt cọc tiền hàng thì khi bạn chọn in phiếu thu phần mềm sẽ không in phiếu thu ra.

-         Để sửa phiếu đặt hàng, bạn vào Bán hàng –> Danh sách phiếu đặt hàng: Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút “SửagdnSua hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu đặt hàng, bạn sửa thông tin và lưu lại.

Nếu phiếu đặt hàng này bạn đã xuất kho thì phần mềm sẽ không cho bạn sửa thông tin trên phiếu này nữa.

Tạo đơn đặt hàng cho khách hàng