Sử dụng chức năng này để kiểm kê hàng hóa tồn trong kho, kiểm tra được trị giá hàng tồn trong kho để từ đó có thể điều chỉnh kho theo số lượng hàng tồn và trị giá tồn đúng thực tế:

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu kiểm kê kho giữa phần mềm và thực tế. Điều chỉnh kho hàng trong phần mềm cho số lượng và trị giá khớp với số lượng, trị giá thực tế.

Mô tả: Sau một thời gian nhập xuất giữa phần mềm và thực tế sẽ xảy ra trường hợp bị lệch số lượng giữa kho phần mềm và kho thực tế. Nguyên nhân là trong quá trình nhập xuất kho thực tế, có thể bạn quên cập nhật vào phần mềm hoặc ngược lại nên dẫn đến số liệu sẽ bị sai sót. Chính vì vậy, hàng tháng hoặc hàng quý, hàng năm, khi bạn kiểm kê kho thực tế xong, bạn nhập thông tin đã kiểm kê thực tế vào phần mềm, phần mềm sẽ kiểm tra và điều chỉnh lại số lượng tồn kho trong phần mềm giống như hàng tồn kho và trị giá tồn trong kho thực tế.

Cách sử dụng:

-         Thêm mới phiếu kiểm kê, bạn bấm chọn nút gdnThemMoi (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

-         Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa KK_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).

-         Chọn kho để kiểm kê. Sau khi chọn kho, bạn click nút gdnNapLai “Nạp Lại” để phần mềm load lại dữ liệu theo đúng kho bạn chọn.

-         Bạn có thể chọn kiểm kê theo nhóm sản phẩm và loại sản phẩm. Mặc định phần mềm cho load tất cả các sản phẩm. Sau khi chọn nhóm sản phẩm, loại sản phẩm, bạn click nút gdnNapLai “Nạp Lại” để phần mềm load lại dữ liệu theo đúng thông tin bạn chọn.

-         Bạn có thể chọn kiểm kê 1 vài mặt hàng. Bạn click vào tùy chọn  “Chọn vài mặt hàng”, phần mềm mở ra tab hàng hóa, bạn tìm kiếm hàng hóa muốn kiểm kê và tick vào nút  “chọn”. Sau khi chọn xong, bạn click nút gdnNapLai “Nạp Lại” để phần mềm load lại dữ liệu theo đúng thông tin bạn chọn.

-         Nếu muốn kiểm kê theo đơn vị qui đổi thì tick vào ô  “sử dụng đơn vị qui đổi”, phần mềm hiển thị thông tin số lượng theo đơn vị qui đổi, bạn nhập số liệu vào là được.

-         Trên danh sách hàng hóa có 2 cột màu xanh và màu vàng, cột màu vàng thể hiện cho cột số lượng thực tế bạn đã kiểm kê trong kho, và bạn sẽ nhập số lượng đó vào cột này theo từng dòng thông tin sản phẩm tương ứng.

-         Nếu đơn giá nhập mua (nhập kho) cho hàng hóa chưa chính xác, bạn có thể sửa lại đơn giá trực tiếp trên cột ô màu xanh tại dòng thông tin sản phẩm tương ứng. Khi nhập xong hết các sản phẩm cần kiểm kê thì bạn lưu phiếu kiểm kê.

-         Để lưu phiếu sau khi kiểm kê, bạn bấm chọn nút gdnLuu (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

Lưu ý:Sau khi lưu phiếu kiểm kê, phần mềm không cho sửa phiếu kiểm kê. Bạn chỉ có thể hủy phiếu kiểm kê đó và tạo lại phiếu kiểm kê mới.

-         Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu kiểm kê, bạn bấm chọn nút gdnThemMoi (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N).

-         Sau khi bạn lưu phiếu kiểm kê, phần mềm sẽ đối chiếu số liệu trong kho thực tế và số liệu trong phần mềm sau đó đưa ra số liệu đối chiếu “lệch thừa, lệch thiếu” trên thống kê. Tuy nhiên, số liệu trong kho vẫn chưa được điều chỉnh. Bạn phải sử dụng nút btnChucNang  “Chức năng” để điều chỉnh kho.

-         Để điều chỉnh số liệu trong kho, bạn lần lượt sử dung 2 chức năng điều chỉnh nhập, xuất trên phần mềm , phần mềm sẽ điều chỉnh số liệu theo đúng số liệu thực tế .

-         Để in phiếu kiểm kê, bạn click vào nút “In báo cáobtnInBaoCao để in report (báo cáo) ra giấy:

          o   Chọn in phiếu kiểm kê theo mẫu (mẫu qui định của Bộ).

          o   Chọn in phiếu kiểm kê có đơn vị qui đổi.

          o   Chọn in phôi để kiểm kê theo mẫu. Mục này chọn in lúc chưa cập nhật số liệu vào phần mềm. Sử dụng chức năng này để in tên sản phẩm, số lượng tồn trong phần mềm ra giấy để tiện việc kiểm kê kho thực tế rồi ghi vào giấy này, sau đó sử dụng số lượng thực tế trên mẫu này để nhập vào phần mềm.

          o   Chọn in phôi để kiểm kê có đơn vị quy đổi. Mục này cũng tương tự như in phôi kiểm kê theo mẫu.

Đối với trường hợp đã kiểm kê và đã điều chỉnh kho, muốn sửa lại thông tin điều chỉnh. Phải xác định số liệu điều chỉnh cần sửa lại là nhập hay là xuất để vào danh sách các phiếu nhập kho, xuất kho, chọn phiếu có đối tượng là “Điều chỉnh kho”. Click nút “sửa”, phần mềm mở ra phiếu điều chỉnh, bạn sửa thông tin lại và lưu lại là được.

Tạo phiếu kiểm kê, điều chỉnh kho