Page 7 – Gia Duy Nguyễn

Phân quyền nhân viên

administrator 08/09/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng, Hướng dẫn phần mềm quản lý nhà hàng

A. Qui trình phân quyền

1. Chọn nhân viên cần phần quyền

2. Chọn chức năng và quyền cho nhân viên.

3. Chọn kho để phân cho nhân viên (ít nhất là 1 kho)

4. Nếu nhân viên đó được quyền xem toàn bộ dữ liệu phiếu nhập mua, xuất bán của những nhân viên khác làm thì tick vào đây. Nếu không muốn cho xem thì bỏ dấu tick ra.

5. Lưu phân quyền nhân viên.

B. Mô tả cách sử dụng

Mục đích: Sử dụng phân quyền cho nhân viên để quản lý các chức năng nhân viên sử dụng, cũng như quản lý dữ liệu nhân viên cập nhật trong phần mềm.

Mô tả: Chức năng phân quyền nhân viên được sử dụng để phân cho các nhân viên các quyền truy cập phần mềm cũng như các tính năng mà các nhân viên sẽ sử dụng. Các nhân viên sẽ phải login bằng chính user (mã nhân viên) của mình để sử dụng phần mềm, người quản lý sẽ dựa trên các user đăng nhập vào sử dụng phần mềm để nắm bắt được thông tin các phiếu bán hàng, các thông tin khác,… mà user đó cập nhật vào.

Cách sử dụng:

– Chọn nhân viên cần phần quyền

– Nếu muốn cho nhân viên đó thấy hết các phiếu nhập mua, xuất bán của các nhân viên khác làm thì bạn tick chọn “Là Admin”.

– Nếu không chọn “Là admin” thì nhân viên đó chỉ thấy được các phiếu nhân viên đó tạo ra, còn phiếu của các user khác thì nhân viên này hoàn toàn không thấy.

– Để phân quyền nhanh cho nhân viên, bạn chọn tùy chọn “Chọn tất cả” Bạn click chọn các chức năng phân cho nhân viên.

– Để chọn chi tiết từng chức năng cho nhân viên, bạn muốn cho nhân viên sử dụng chức năng nào với quyền nào thì bạn tìm đến chức năng đó và tick chọn quyền cho chức năng đó.

– Sau khi chọn hết quyền cho các chức năng, bạn muốn phân cho nhân viên được sử dụng kho nào thì tick chọn vào kho đó. Một nhân viên có thể sử dụng được nhiều kho.

Ví dụ phân quyền:

Giả sử có nhân viên A, muốn phân quyền cho nhân viên A này các chức năng bán hàng nhưng không được xóa phiếu, thêm mới sản phẩm và kiểm tra hàng xuất nhập tồn.

Bạn vào mục : Hệ thống –> Phân quyền cho nhân viên:

Chọn nhân viên A.

Dưới danh sách phân quyền chức năng, chọn Nhóm 2. Danh mục, chọn chức năng Sản phẩm. Chọn quyền “Thêm mới” cho chức năng này.

Dưới danh sách phân quyền chức năng, chọn Nhóm 3. Bán hàng, chọn chức năng Bán Hàng, chọn quyền “Toàn quyền” cho chức năng này.

Dưới danh sách phân quyền chức năng, chọn tiếp Nhóm 7. Thống kê – Báo Cáo, chọn Tổng hợp Nhập xuất tồn. Chọn “Toàn quyền” cho chức năng này.
Dưới danh sách phân quyền nhân viên sử dụng theo kho, bạn chọn kho cần cho nhân viên sử dụng sau đó click nút hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S) để lưu lại thông tin.

Lưu ý: Để nhân viên đăng nhập thành công bằng chính user của mình và sử dụng được phần mềm thì tối thiểu bạn phải phân cho nhân viên đó được quyền sử dụng ít nhất là 1 kho.

Thay đổi mật khẩu

administrator 04/09/2017 Hướng dẫn phần mềm quản lý nhà hàng

THAY ĐỔI MẬT KHẨU

Mục đích: Sử dụng để thay đổi mật khẩu người dùng.

Cách sử dụng:

– Bạn nhập thông tin vào các ô text.

– Nhập thông tin mật khẩu cũ vào ô text “mật khẩu cũ”

– Nhập thông tin mật khẩu thay đổi

– Nhập lại mật khẩu thay đổi trong ô text “Xác nhận mật khẩu”.

– Để lưu lại thông tin bạn bấm nút (Lưu)

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý cà phê, nhà hàng

administrator 04/09/2017 Hỗ trợ

Phần mềm quản lý nhà hàng, quán cà phê có giao diện rất thân thiện và rất đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với công việc quản lý của đại đa số các nhà hàng và các quán cà phê. Phần mềm hỗ trợ người sử dụng quản lý cái nhìn trực quan khi nhìn vào phần mềm là biết được bàn nào đang có khách, bàn nào đang trống để lựa chọn bàn (phòng) cho khách.

Hỗ trợ người dùng quản lý được công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp, quản lý được doanh thu, lợi nhuận, quản lý về hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm về xuất nhập, quản lý được hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho,…

Thống kê, kiểm tra được hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, cảnh báo hàng hết hạn dùng, cảnh báo số lượng hàng tồn kho sắp hết,… xem biểu đồ doanh thu, lợi nhuận.

Mục hướng dẫn sử dụng phần mềm hỗ trợ bạn sử dụng từng chức năng trong phần mềm và có cái nhìn tổng quan, trực diện về cách quản lý của phần mềm để kiểm tra được phần mềm phù hợp được bao nhiêu phần trăm với cách quản lý của bạn.

Trong mục hướng dẫn sử dụng này, chúng tôi chỉ tập trung vào các chức năng chính trong phần mềm. Một số chức năng khác trong phần mềm mà không có hỗ trợ trên website thì sẽ có hỗ trợ trực tiếp trên phần mềm.

Hệ Thống
* Đổi Mật Khẩu
* Phân Quyền Nhân Viên
* Kết chuyển
* Sao lưu dữ liệu
* Thông Tin Công Ty
Danh Mục
* Sản phẩm
* Loại sản phẩm
* Nhóm sản phẩm
* Đơn vị tính
* Kho
* Bàn
* Nhà sản xuất
* Nhà cung cấp, nhà cung ứng hàng hóa
* Nhóm Khách Hàng
* Khách Hàng
* Khu Vực
* Nhân viên
* Chức vụ
Bán Hàng
* Bán Hàng tại quầy
* Hàng Bán Trả Lại
* Đơn đặt hàng
* Danh sách phiếu hàng bán trả lại
* Danh sách đơn đặt hàng
Quản Lý Kho
* Phiếu mua hàng (Nhập kho)
* Hàng mua trả lại (Trả lại hàng hóa cho nhà cung ứng)
* Phiếu bán hàng (Xuất kho)
* Kiểm kê, điều chỉnh kho
* Danh sách phiếu mua hàng
* Danh sách phiếu hàng mua trả lại
* Danh sách phiếu bán hàng (phiếu xuất kho)
* Danh sách phiếu kiểm kê
* Tính giá xuất kho
Thu chi – Công nợ
* Danh sách phiếu thu
* Danh sách phiếu chi
* Tổng hợp công nợ
* Các thống kê khác
Thống kê – Báo cáo

Tạo phiếu xuất kho

administrator 02/07/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

A. Qui trình tạo phiếu

1. Thêm mới phiếu xuất kho

2. Chọn thông tin khách hàng.

3. Tạo mới khách hàng (nếu chưa có thông tin khách hàng trên hệ thống)

4. Thêm mới dòng sản phẩm.

5. Chọn thông tin sản phẩm, hàng hóa cần xuất.

6. Chọn đơn vị tính

7. Nhập số lượng sản phẩm cần xuất.

8. Nhập các thông tin hạn dùng (nếu có)

9. Xóa dòng sản phẩm (nếu muốn hủy dòng sản phẩm nào thì chọn dòng sản phẩm đó và sử dụng chức năng này)

10. Lưu phiếu xuất kho.

11. In phiếu xuất kho

B. Mô tả cách sử dụng

Sử dụng chức năng này để xuất kho hàng hóa, phần mềm hỗ trợ bạn quản lý được các thông tin sau:

– Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất kho (quản lý nhập xuất tồn)

Chú ý:Khi sử dụng chức năng này để xuất kho sản phẩm, phần mềm chỉ quan tâm đến số lượng sản phẩm xuất, không quan tâm đến giá thành và dòng tiền của sản phẩm. Chính vì vậy, chức năng này chỉ áp dụng cho việc xuất kho đơn thuần, quản lý về số lượng hàng xuất.

Nếu bạn muốn kiểm soát dòng tiền doanh thu, lợi nhuận, giá bán, số lượng hàng xuất, … thì bạn sử dụng chức năng Bán Hàng –> Bán Hàng. Với chức năng Bán Hàng, phần mềm quản lý chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, số lượng hàng tồn,…

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu xuất kho hàng hóa, sản phẩm cho khách hàng, quản lý được số lượng hàng xuất.

Mô tả: Chức năng xuất kho được sử dụng để tạo ra các phiếu xuất kho, xuất số lượng hàng hóa.

Cách sử dụng:

– Thêm mới phiếu xuất kho, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa PX_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).

– Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục –> Nhân viên.

– Đối tượng ở đây là khách hàng, nếu đã có thông tin khách hàng rồi thì bạn click vào ô đối tượng hoặc gõ tên đối tượng, phần mềm sẽ lọc thông tin theo tên khách hàng mà bạn gõ vào. Bạn chọn thông tin khách hàng. Thông tin khách hàng được cập nhật trong Danh mục –> Khách hàng.

– Nếu khách hàng chưa có, bạn click dấu ở ô Đối tượng để phần mềm mở lên chức năng tạo mới khách hàng trực tiếp trên phiếu kho. Bạn nhập thông tin mới khách hàng và lưu lại. Tắt chức năng cập nhật khách hàng, bạn click vào ô đối tượng chọn lại thông tin khách hàng bạn mới vừa thêm.

– Bạn muốn xuất hàng ở kho nào thì chọn kho tại ô thông tin “Xuất tại kho”.

– Để chọn hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần xuất:

o Bạn bấm vào nút dấu ở lưới Danh sách hàng hóa hoặc sử dụng phím nóng (F2) phần mềm sẽ tạo mới dòng thông tin trên lưới. Ngay cột mã hàng, bạn có thể gõ mã hàng hóa hoặc click vào dấu mũi tên xổ xuống rồi chọn sản phẩm cần xuất.

o Nếu có nhiều sản phẩm thì bạn click vào nút dấu hoặc sử dụng phím nóng (F2) để tạo nhiều dòng thông tin mới.

o Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá bán, số lượng hàng, chọn Hạn dùng (nếu có) cho từng sản phẩm.

o Nếu bạn cần xóa dòng dữ liệu sản phẩm hàng hóa nào thì bạn chọn vào dòng cần xóa rồi click nút dấu hoặc sử dụng phím nóng (F3) phần mềm sẽ xóa dòng bạn đã chọn.

– Để lưu phiếu sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

– Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu xuất kho, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Sau khi bạn lưu phiếu xuất, số lượng các mặt hàng trong phiếu này đã được xuất kho. Bạn có thể vào Thống kê – Báo cáo –> Tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số liệu.

– Để in phiếu xuất kho hoặc in phiếu bán hàng, bạn click vào nút “In báo cáo” để in report (báo cáo) ra giấy:

o Chọn in phiếu xuất kho để in report là phiếu xuất hàng hóa.

o Chọn in hóa đơn bán hàng để in report là phiếu bán hàng.

Để sửa phiếu xuất kho, bạn vào Quản lý kho –> Danh sách phiếu xuất kho: Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút “Sửa” hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu xuất kho, bạn sửa thông tin và lưu lại.

Tạo phiếu bán hàng sỉ

administrator 02/07/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

– Đơn giá từng sản phẩm được lấy từ thông tin đơn giá sỉ trong danh mục sản phẩm.

– Tương tự chức năng tạo phiếu bán hàng : Bán Hàng (tạo phiếu bán hàng)

Chức năng tạo phiếu bán hàng

administrator 16/06/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

TẠO PHIẾU BÁN HÀNG

A. Qui trình tạo phiếu

1. Thêm mới phiếu bán hàng

2. Chọn thông tin khách hàng.

3. Tạo mới khách hàng (nếu chưa có thông tin khách hàng trên hệ thống)

4. Thêm mới dòng sản phẩm.

5. Chọn thông tin sản phẩm, hàng hóa cần bán.

6. Nhập đơn giá sản phẩm. (nếu đơn giá có thay đổi khác đơn giá trên danh mục sản phẩm)

7. Nhập số lượng sản phẩm cần bán.

8. Nhập các thông tin %CK. %VAT, hạn dùng (nếu có)

9. Xóa dòng sản phẩm (nếu muốn hủy dòng sản phẩm nào thì chọn dòng sản phẩm đó và sử dụng chức năng này)

10. Lưu phiếu bán hàng.

11. In phiếu bán hàng để giao cho khách hàng

B. Mô tả cách sử dụng

Sử dụng chức năng này để xuất bán hàng hóa sẽ hỗ trợ bạn quản lý được các thông tin sau:

– Số lượng hàng hóa, sản phẩm xuất bán (quản lý nhập xuất tồn)

– Quản lý đơn giá bán, chiết khấu, thuế của từng sản phẩm.

– Phần mềm dựa trên các phiếu bán hàng để tính lợi nhuận chính xác cho từng mặt hàng khi bán

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu bán hàng hàng hóa, sản phẩm cho khách hàng, quản lý được số lượng hàng xuất bán, quản lý được công nợ của khách hàng.

Mô tả: Chức năng xuất kho từ phiếu bán hàng được sử dụng để tạo ra các phiếu xuất kho, xuất số lượng hàng hóa. Với chức năng này, phần mềm quản lý chi tiết về đơn giá hàng bán, quản lý chi tiết %VAT, chiết khấu của từng sản phẩm. Quản lý công nợ của khách hàng nếu khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần.

Khi sử dụng chức năng để tạo phiếu bán hàng, phần mềm sẽ tự động xuất kho hàng hóa khi bạn lưu phiếu.

Cách sử dụng:

– Thêm mới phiếu bán hàng, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa XB_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).

– Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục –> Nhân viên.

– Nếu khách hàng chưa có, bạn click dấu ở ô Đối tượng để phần mềm mở lên chức năng tạo mới khách hàng trực tiếp trên phiếu bán hàng. Bạn nhập thông tin mới khách hàng và lưu lại. Tắt chức năng cập nhật khách hàng, bạn click vào ô đối tượng chọn lại thông tin khách hàng bạn mới vừa thêm.

– Bạn muốn xuất bán hàng ở kho nào thì chọn kho tại ô thông tin “Xuất tại kho”.

– Để chọn hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần xuất bán:

o Bạn bấm vào nút dấu ở lưới Danh sách hàng hóa hoặc sử dụng phím nóng (F2) phần mềm sẽ tạo mới dòng thông tin trên lưới. Ngay cột mã hàng, bạn có thể gõ mã hàng hóa hoặc click vào dấu mũi tên xổ xuống rồi chọn sản phẩm cần xuất bán.

o Nếu có nhiều sản phẩm thì bạn click vào nút dấu hoặc sử dụng phím nóng (F2) để tạo nhiều dòng thông tin mới.

o Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá bán, số lượng hàng. Nhập % VAT (nếu có), %CK (nếu có), chọn Hạn dùng (nếu có) cho từng sản phẩm.

– Nếu khách hàng chưa trả tiền cho bạn thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” rồi lưu phiếu lại. Phần mềm sẽ ghi lại tổng tiền trên phiếu bán hàng vào công nợ khách hàng.

– Nếu khách hàng đã trả tiền cho phiếu bán hàng này thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay”. Phần mềm sẽ tự động tạo ra 1 phiếu thu để thu tiền cho phiếu này.

– Nếu khách hàng trả một số tiền nhiều hơn hoặc ít hơn tiền trên phiếu này, thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán khác”. Sau đó nhập số tiền cần thanh toán vào ô “Nhập số tiền thanh toán” rồi lưu lại.

– Nếu khách hàng trả tiền mặt thì chọn “Tiền mặt”. Nếu trả bằng hình thức là chuyển khoản thì chọn “Chuyển khoản”.

– Để lưu phiếu sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

– Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu bán hàng, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Sau khi bạn lưu phiếu bán hàng, số lượng các mặt hàng trong phiếu này đã được xuất kho. Bạn có thể vào Thống kê – Báo cáo –> Tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số liệu.

– Để in phiếu xuất kho hoặc in phiếu bán hàng, bạn click vào nút “In báo cáo” để in report (báo cáo) ra giấy:

o Chọn in phiếu xuất kho để in report là phiếu xuất hàng hóa.

o Chọn in hóa đơn bán hàng để in report là phiếu bán hàng.

o Nếu trên phiếu bán hàng chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán khác” thì khi bạn chọn in phiếu thu phần mềm sẽ in phiếu thu ra.

o Nếu trên phiếu bán hàng chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” thì khi bạn chọn in phiếu thu phần mềm sẽ không in phiếu thu (vì khách hàng chưa thanh toán tiền nên phần mềm sẽ không tạo phiếu thu).

Để sửa phiếu bán hàng, bạn vào Danh sách phiếu bán hàng : Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút “Sửa” hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu bán hàng, bạn sửa thông tin và lưu lại.

Chức năng tạo phiếu mua hàng

administrator 16/06/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

TẠO PHIẾU MUA HÀNG ĐỂ NHẬP HÀNG VÀO KHO

A. Qui trình tạo phiếu

1. Thêm mới phiếu mua hàng

2. Chọn thông tin nhà cung cấp.

3. Tạo mới nhà cung cấp (nếu chưa có thông tin nhà cung cấp trên hệ thống)

4. Thêm mới dòng sản phẩm.

5. Chọn thông tin sản phẩm, hàng hóa cần nhập mua.

6. Chọn đơn vị tính

7. Nhập đơn giá sản phẩm. (nếu đơn giá có thay đổi khác đơn giá trên danh mục sản phẩm)

8. Nhập số lượng sản phẩm cần nhập mua.

9. Nhập các thông tin %CK. %VAT, ngày sản xuất, hạn sử dụng(nếu có)

10. Xóa dòng sản phẩm (nếu muốn hủy dòng sản phẩm nào thì chọn dòng sản phẩm đó và sử dụng chức năng này)

11. Lưu phiếu mua hàng.

12. In phiếu mua hàng hoặc phiếu nhập kho.

B. Mô tả cách sử dụng

Sử dụng chức năng này để nhập hàng hóa vào kho sẽ hỗ trợ bạn quản lý được các thông tin sau:

– Số lượng hàng hóa, sản phẩm nhập vào kho (quản lý nhập xuất tồn)

– Quản lý đơn giá nhập, chiết khấu, thuế của từng sản phẩm.

– Phần mềm dựa trên các phiếu nhập mua hàng này để tính giá vốn xác định lợi nhuận chính xác cho từng mặt hàng khi bán

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu mua hàng nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, sản phẩm được nhập kho, quản lý được công nợ của nhà cung cấp.

Mô tả: Chức năng nhập kho từ phiếu mua hàng được sử dụng để tạo ra các phiếu nhập kho, nhập số lượng hàng hóa vào kho. Với chức năng này, phần mềm quản lý chi tiết về đơn giá hàng nhập về kho, quản lý chi tiết %VAT, chiết khấu của từng sản phẩm. Quản lý công nợ của nhà cung cấp nếu mua hàng về nhập kho mà chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp.

Khi sử dụng chức năng để tạo phiếu mua hàng, phần mềm sẽ tự động nhập kho hàng hóa khi bạn lưu phiếu.

Cách sử dụng:

– Thêm mới phiếu mua hàng, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa NM_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).

– Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục –> Nhân viên.

– Đối tượng ở đây là nhà cung cấp, nếu đã có thông tin nhà cung cấp rồi thì bạn click vào ô đối tượng hoặc gõ tên đối tượng, phần mềm sẽ lọc thông tin theo tên nhà cung cấp mà bạn gõ vào. Bạn chọn nhà cung cấp. Thông tin nhà cung cấp được cập nhật trong Danh mục –> Nhà cung cấp.

– Nếu nhà cung cấp chưa có, bạn click dấu ở ô Đối tượng để phần mềm mở chức năng tạo mới nhà cung cấp trực tiếp trên phiếu mua hàng. Bạn nhập thông tin mới vào nhà cung cấp và lưu lại. Thoát form nhà cung cấp, bạn click vào ô đối tượng chọn lại tên nhà cung cấp bạn mới vừa thêm.

– Bạn muốn nhập hàng vào kho nào thì chọn kho tại ô thông tin “Nhập tại kho”.

– Để chọn hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần nhập kho:

o Nếu hàng hóa, sản phẩm chưa có trên danh mục sản phẩm thì ngay tại cột Mã hàng bạn click dấu , phần mềm sẽ hiển thị chức năng tạo mới sản phẩm trực tiếp trên phiếu mua hàng. Bạn nhập thông tin vào lưu lại và tắt form tạo sản phẩm, sau đó chọn lại sản phẩm trên phiếu mua hàng là được.

o Nếu có nhiều sản phẩm thì bạn click vào nút dấu hoặc sử dụng phím nóng (F2) để tạo nhiều dòng thông tin mới.

o Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá, số lượng hàng. Nhập % VAT (nếu có), %CK (nếu có), nhập ngày sản xuất (nếu có), nhập Hạn sử dụng (nếu có) cho từng sản phẩm.

– Nếu bạn chưa trả tiền cho nhà cung cấp thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” rồi lưu phiếu lại. Phần mềm sẽ ghi lại tổng tiền trên phiếu mua hàng vào công nợ nhà cung cấp.

– Nếu bạn đã trả tiền cho phiếu mua hàng này thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay”. Phần mềm sẽ tự động tạo ra 1 phiếu chi để chi trả tiền cho phiếu này.

– Nếu bạn trả một số tiền nhiều hơn hoặc ít hơn tiền trên phiếu này, thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán khác”. Sau đó nhập số tiền cần thanh toán vào ô “Nhập số tiền thanh toán” rồi lưu lại.

– Nếu bạn trả tiền mặt thì chọn “Tiền mặt”. Nếu trả bằng hình thức là chuyển khoản thì chọn “Chuyển khoản”.

– Để lưu phiếu sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

– Sau khi lưu phiếu, bạn muốn tiếp tục thêm mới phiếu mua hàng, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Sau khi bạn lưu phiếu mua hàng, số lượng các mặt hàng trong phiếu này đã được nhập vào kho. Bạn có thể vào Thống kê – Báo cáo –> Tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số liệu.

– Để in phiếu nhập kho hoặc in phiếu mua hàng, bạn click vào nút “In báo cáo” để in report (báo cáo) ra giấy:

o Chọn in phiếu nhập kho để in report là phiếu nhập hàng hóa.

o Chọn in hóa đơn mua để in report là phiếu mua hàng.

o Nếu trên phiếu mua hàng chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán khác” thì khi bạn chọn in phiếu chi phần mềm sẽ in phiếu chi ra.

o Nếu trên phiếu mua hàng chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” thì khi bạn chọn in phiếu chi phần mềm sẽ không in phiếu chi (vì chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp nên phần mềm sẽ không tạo phiếu chi).

Để sửa phiếu mua hàng, bạn vào Danh sách phiếu mua hàng : Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút “Sửa” hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu mua hàng, bạn sửa thông tin và lưu lại.

Danh mục sản phẩm

administrator 09/06/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

THÔNG TIN SẢN PHẨM

Cập nhật Sản phẩm

Mục đích: Sử dụng để cập nhật, quản lý thông tin về sản phẩm, hàng hóa.

Mô tả: Được sử dụng để làm danh mục các thông tin về sản phẩm hàng hóa, quản lý thông tin mã sản phẩm, tên sản phẩm, mã vạch, nhà sản xuất sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá (mặc định) của sản phẩm. Biết được sản phẩm thuộc nhóm sản phẩm và loại sản phẩm nào để truy xuất tìm kiếm nhanh chóng.

Cách sử dụng:

– Để thêm mới thông tin, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Để lưu thông tin sau khi thêm mới hoặc chỉnh sửa, bạn bấm chọn nút (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S)

– Sau khi lưu thông tin, bạn muốn tiếp tục thêm mới sản phẩm, hàng hóa, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)

– Để xóa thông tin, bạn chọn dòng thông tin cần xóa và bấm nút (Xóa) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+Delete).

– Để nạp lại thông tin, bạn bấm nút (Nạp Lại) hoặc dùng phím nóng (F5) để chương trình load lại dữ liệu.

Lưu ý : Với phần mềm quản lý nhà hàng – cà phê: Nếu sản phẩm là thành phẩm, bạn có thể lên định mức nguyên vật liệu cho thành phẩm đó. Khi xuất bán, phần mềm sẽ tự động xuất trừ nguyên vật liệu định mức ra

Thông tin	Mô tả
Nhóm sản phẩm	Nhóm sản phẩm, hàng hóa. Xác định sản phẩm thuộc nhóm sản phẩm nào thì chọn vào nhóm sản phẩm đó, thông tin này phần mềm sẽ hỗ trợ tìm kiếm trong quá trình thống kê báo cáo.Ví dụ: Các sản phẩm như tủ lạnh, tủ đông,… được xếp vào nhóm sản phẩm : Hàng điện lạnh* chẳng hạn.*
Loại sản phẩm	Loại sản phẩm, hàng hóa. Xác định sản phẩm thuộc loại sản phẩm nào thì chọn vào loại sản phẩm đó, thông tin này phần mềm sẽ hỗ trợ tìm kiếm trong quá trình thống kê báo cáo.Ví dụ: Các sản phẩm như tủ lạnh, tủ đông,… được xếp vào loại sản phẩm : Tủ đông* chẳng hạn.*
Mã	Mã sản phẩm, hàng hóa
Tên sản phẩm	Tên sản phẩm, hàng hóa
Mã vạch	Mã vạch của sản phẩm. Nếu sản phẩm có mã vạch sẵn thì nhập vào. Nếu tự tạo mã vạch, phần mềm hỗ trợ tạo tự động mã vạch.
Qui cách	Qui cách của sản phẩm, hàng hóa
Kích thước	Kích thước sản phẩm, hàng hóa
Màu sắc	Màu sắc sản phẩm, hàng hóa
Bảo hành	Thông tin bảo hành sản phẩm (5 năm, 6 năm hoặc 10 năm…)
Nhà sản xuất	Nhà sản xuất sản phẩm, hàng hóa
Đơn vị tính	Đơn vị tính sản phẩm, hàng hóaĐơn vị tính được xác định là đơn vị lớn hơn đơn vị qui đổi.Ví dụ:Sản phẩm bia Tiger thùng 24 lon được nhập đơn vị tính như sau:*Đơn vị tính : LonĐơn vị qui đổi : ThùngTỷ lệ qui đổi : 24*Chú ý: Khi đã tạo phiếu mua hàng, nhập kho, bán hàng, xuất kho,… cho sản phẩm rồi thì không thay đổi các thông số đơn vị tính của sản phẩm này.	Nếu sản phẩm chỉ có 1 đơn vị tính thì bạn nhập như sau: *Ví dụ:* Sản phẩm là Bia Tiger *Đơn vị tính : Lon* *Đơn vị qui đổi : Lon* *Tỷ lệ qui đổi : 1*
Đơn vị qui đổi	Đơn vị nhỏ nhất của sản phẩm, hàng hóaVí dụ:Sản phẩm bia Tiger thùng 24 lon được nhập đơn vị tính như sau:*Đơn vị tính : LonĐơn vị qui đổi : ThùngTỷ lệ qui đổi : 24* Chú ý: Khi đã tạo phiếu mua hàng, nhập kho, bán hàng, xuất kho,… cho sản phẩm rồi thì không thay đổi các thông số đơn vị quy đổi của sản phẩm này.
Tỷ lệ qui đổi	Tỷ lệ qui đổi của sản phẩm, hàng hóa.Tỷ lệ qui đổi là số lượng qui đổi từ đơn vị tính sang đơn vị quy đổi.Ví dụ: Bia Tiger 1 thùng có 24 lon thì tỷ lệ qui đổi là 24, đơn vị qui đổi là Thùng và đơn vị tính là Lon.Trong phần mềm được nhập như sau:*Đơn vị tính : LonĐơn vị qui đổi : ThùngTỷ lệ qui đổi : 24* Chú ý: Khi đã tạo phiếu mua hàng, nhập kho, bán hàng, xuất kho,… cho sản phẩm rồi thì không thay đổi các thông số tỷ lệ qui đổi của sản phẩm này.
Giá nhập	Giá nhập hàng (giá vốn) của sản phẩm. Giá này được xác định theo đơn vị tính của sản phẩm.- Giá nhập trong mục này được phần mềm hỗ trợ sử dụng để lấy lên phiếu mua hàng và phiếu nhập kho nhanh chóng.- Giá nhập trên form này không có giá trị tính toán lợi nhuận.- Giá vốn được tính trực tiếp trên các phiếu mua hàng, phiếu nhập kho để xác định lợi nhuận khi xuất bán hàng.Để nhập giá vốn bạn để ý ví dụ sau: *Ví dụ:* Giả sử Bia Tiger 1 lon có giá 9.000 vnđ. Bạn nhập vào phần mềm là 9.000
Giá bán lẻ	Giá bán lẻ của sản phẩm. Giá này được xác định theo đơn vị tính của sản phẩm.- Giá bán lẻ trong mục này được phần mềm hỗ trợ sử dụng để lấy lên phiếu bán hàng nhanh chóng.- Giá bán trên form này không có giá trị tính toán lợi nhuận.- Giá bán được tính trực tiếp trên các phiếu bán hàng để xác định doanh thu, lợi nhuận.Để nhập giá bán bạn để ý ví dụ sau: *Ví dụ:* Giả sử Bia Tiger 1 lon có giá bán ra là 15.000 vnđ. Bạn nhập vào phần mềm là 15.000
Giá bán sỉ	Giá bán sỉ của sản phẩm. Giá này được xác định theo đơn vị tính của sản phẩm.- Giá bán sỉ trong mục này được phần mềm hỗ trợ sử dụng để lấy lên phiếu bán hàng sỉ nhanh chóng.- Giá bán sỉ trên form này không có giá trị tính toán lợi nhuận.- Giá bán sỉ được tính trực tiếp trên các phiếu bán hàng để xác định doanh thu, lợi nhuận.Để nhập giá bán sỉ bạn để ý ví dụ sau: *Ví dụ:* Giả sử Bia Tiger 1 lon có giá bán sỉ ra là 11.000 vnđ. Bạn nhập vào phần mềm là 312.000
Số lượng định mức	Số lượng định mức của sản phẩm hàng hóa. Để phần mềm cảnh báo số lượng hàng tồn kho dưới định mức thì bạn phải nhập số lượng định mức. Số lượng định mức được nhập theo đơn vị tính.Ví dụ:Bia Tiger nếu bạn muốn cảnh báo còn từ 5 thùng trở xuống thì phần mềm cảnh báo bạn để bạn nhập hàng vào.Bạn nhập vào ô số lượng định mức là : 5
Trạng thái	Trạng thái của sản phẩm trong phần mềm:- Đang có hiệu lực (thông tin sản phẩm hiển thị đầy đủ trên các phiếu nhập mua xuất bán, trên các thống kê báo cáo)- Hết hiệu lực (thông tin sản phẩm không hiển thị trên các phiếu nhập mua xuất bán, trên các thống kê báo cáo) bạn chỉ thấy được thông tin sản phẩm ở trạng thái này khi vào danh sách sản phẩm trong danh mục: Danh mục –> *Sản phẩm– Sắp có hiệu lực* (thông tin sản phẩm không hiển thị trên các phiếu nhập mua xuất bán, trên các thống kê báo cáo)
Mô tả	Mô tả chi tiết thông tin về sản phẩm hàng hóa
Hình ảnh	Lưu thông tin hình ảnh sản phẩm.Click vào nút “Chọn hình ảnh” để chọn hình ảnh sản phẩm.Click vào nút “Xóa hình ảnh” để xóa hình ảnh sản phẩm

Chú ý: Nếu thông tin đó đang được sử dụng thì chương trình sẽ KHÔNG CHO XÓA thông tin đó. Nếu bạn muốn xóa thông tin đó thì bạn phải đi tìm và xóa tất cả các thông tin liên quan đến thông tin cần xóa, khi đó bạn mới xóa được.

Quy trình quản lý kho

administrator 15/04/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

Phần mềm kho – bán hàng hỗ trợ người dùng một cách rất trực quan và dễ sử dụng. Khi người sử dụng quan tâm đến số lượng hàng tồn kho, đơn giá mua, bán, lợi nhuận, doanh thu, doanh số,… thì người sử dụng chỉ cần thực hiện 2 module Mua hàng và Bán hàng là đủ tất cả các nghiệp vụ. Khi tạo phiếu mua hàng, phần mềm sẽ tự động nhập kho số lượng sản phẩm và ngược lại khi tạo phiếu bán hàng, phần mềm cũng sẽ tự động xuất kho theo số lượng trong phiếu bán hàng. Khi sử dụng 2 module Mua hàng và Bán hàng phần mềm hỗ trợ người dùng thống kê báo cáo số lượng hàng tồn kho, doanh thu từng mặt hàng xuất bán, lợi nhuận, doanh số của nhân viên kinh doanh,… đầy đủ tất cả các thông tin về nghiệp vụ mua bán hàng hóa.

Ngoài chức năng mua hàng (tự động nhập kho khi tạo phiếu mua hàng) và bán hàng (tự động xuất kho khi tạo phiếu bán hàng), phần mềm Sales management còn có chức năng quản lý kho hàng đơn thuần dành cho doanh nghiệp, cửa hàng chỉ quan tâm đến số lượng hàng hóa tồn kho mà không cần quan tâm đến đơn giá nhập mua, xuất bán và không quan tâm đến thống kê lợi nhuận.

Với việc tích hợp thêm các chức năng quản lý kho đơn thuần trong phần mềm đã hỗ trợ người dùng dễ dàng sử dụng phần mềm một cách đơn giản nhất có thể khi chỉ cần quản lý về số lượng hàng tồn.

Quy trình quản lý kho thể hiện ở hình ảnh bên dưới:

Mô tả nghiệp vụ

Khi phát sinh nhập xuất kho hàng hóa, sản phẩm, thông thường sẽ phát sinh các nghiệp vụ sau:

Khi hàng hóa được đưa về kho, thủ kho sẽ tạo phiếu nhập kho, nhập số lượng hàng hóa nhập về vào phiếu nhập kho và lưu lại. Khi đó, số lượng hàng tồn trong kho sẽ tăng lên.
Thủ kho xuất phiếu nhập kho giao cho người quản lý.
Khi có yêu cầu xuất hàng hóa số lượng ra khỏi kho, nhân viên thủ kho sẽ tạo phiếu xuất kho các sản phẩm theo số lượng yêu cầu. Số lượng hàng tồn trong kho sẽ giảm xuống.
Thủ kho xuất phiếu xuất kho giao cho người quản lý và người nhận hàng hóa, sản phẩm.
Khi có nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa các kho nội bộ trong doanh nghiệp, thông thường sẽ phát sinh các hoạt động:
* Căn cứ vào tình hình tồn kho của các mặt hàng trong các kho, Giám đốc hoặc người quản lý sẽ có lệnh điều chuyển hàng giữa các kho trong doanh nghiệp với nhau.
* Kế toán kho lập phiếu chuyển kho, chọn kho cần xuất đi và kho cần nhập đến.
* Nhập số lượng hàng hóa, sản phẩm cần chuyển kho vào phiếu và lưu lại.
* Số lượng hàng hóa ở kho xuất sẽ giảm xuống trong khi số lượng hàng hóa ở kho nhập (chuyển đến) sẽ tăng lên.
Sau một thời gian nhập xuất kho hoặc mua bán hàng hóa, sản phẩm. Số lượng trong kho phần mềm và số lượng hàng hóa thực tế sẽ có chênh lệch với nhau. Ban lãnh đạo công ty hoặc kế toán trưởng hoặc bộ phận kế toán sẽ yêu cầu kiểm kê kho, lúc này sẽ phát sinh các hoạt động sau:
* Thành lập ban kiểm kê gồm có kế toán kho, thủ kho, kế toán trưởng hoặc bộ phận lãnh đạo công ty.
* Nhân viên kho sẽ in phôi thông tin kiểm kê trong phần mềm theo từng kho. Trong các mẫu in phôi, có đầy đủ thông tin về sản phẩm, hàng hóa, số lượng tồn hiện tại. Sử dụng phôi này để ghi nhận lại kiểm kê hàng hóa thực tế trong từng kho và đối chiếu trực tiếp với số lượng hàng tồn trong phôi.
* Nếu có sự chênh lệch thì ban kiểm kê sẽ đưa ra hướng xử lý và điều chỉnh kho cho phù hợp với số lượng thực tế.
* Sau khi có số lượng thực tế và cơ cấu điều chỉnh kho, nhân viên kế toán vào phần mềm, chọn kiểm kê, điều chỉnh và nhập toàn bộ số liệu đã ghi nhận trong quá trình kiểm kê thực tế. Phần mềm sẽ tự động đối chiếu với số lượng lệch so với sổ kế toán và tự động điều chỉnh (nhập, xuất) kho cho phù hợp với số lượng thực tế.
Các nghiệp vụ trên phần mềm đều ghi nhận lại ở mục thẻ kho. Người dùng vào Thống kê – Báo cáo chọn thẻ kho sẽ nắm được hết tất cả các nghiệp vụ bên trên.
Số lượng hàng hóa nhập kho, xuất kho, chuyển kho,… đều được ghi nhận vào mục thống kê xuất nhập tồn. Người dùng vào thống kê báo cáo chọn chức năng thống kê xuất nhập tồn, phần mềm sẽ tập hợp và thống kê đầy đủ thông tin về hàng hóa tồn kho, số lượng nhập xuất trong kỳ, số lượng tồn đầu khi, trị giá hàng tồn trong kỳ, cuối kỳ, đầu kỳ,…
Khi tính giá vốn xuất kho, chức năng này hỗ trợ tính giá vốn các mặt hàng xuất bán để đưa ra được các thống kê về doanh thu, lợi nhuận của từng mặt hàng xuất bán, lợi nhuận chung của tất cả các mặt hàng theo từng thời điểm người sử dụng chọn.

Mời các bạn xem tiếp hướng dẫn sử dụng phần mềm kho – bán hàng.

Quy trình bán hàng

administrator 14/04/2017 Hướng dẫn phần mềm bán hàng

Sales Management giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ bán hàng từ việc tạo đơn đặt hàng đến xuất hóa đơn phiếu bán hàng, xuất kho sản phẩm hàng hóa, hạch toán các khoản chiết khấu, giảm giá sản phẩm, xử lý hàng bán trả lại, ….

Phần mềm cho phép doanh nghiệp, cửa hàng quản lý tình hình bán hàng theo từng chi phánh, theo nhân viên kinh doanh,…như quy trình bán hàng thể hiện ở hình ảnh bên dưới:

Mô tả nghiệp vụ:

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ thông thường sẽ phát sinh các nghiệp vụ sau:

Nếu khách hàng đặt hàng hóa sản phẩm, nhân viên, bộ phận bán hàng sẽ lập đơn đặt hàng, cập nhật đầy đủ thông tin hàng hóa, số lượng,… cho khách hàng.

Khi khách hàng yêu cầu xuất đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ chuyển đơn đặt hàng qua lập phiếu bán hàng và xuất bán theo nghiệp vụ:

Khách hàng đến cửa hàng mua hàng, nhân viên hoặc bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu khách hàng đề nghị làm phiếu bán hàng.
Nhân viên lập phiếu bán hàng và in phiếu bán hàng giao cho nhân viên lấy hàng hóa, sản phẩm.
Khi nhân viên tạo xong phiếu bán hàng, phần mềm sẽ tự động xuất kho số lượng hàng hóa, sản phẩm mà nhân viên bán hàng yêu cầu. Thủ kho dựa vào thông tin xuất kho đó để lấy hàng hóa.
Nhân viên giao phiếu bán hàng đồng thời giao hàng hóa cho khách hàng để khách hàng kiểm tra đối chiếu.
Ghi nhận doanh số bán hàng:
* Nếu khách hàng nợ, chọn chưa thanh toán để lưu thông tin nợ vào công nợ của khách hàng.
* Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay thì chọn thanh toán ngay, lưu thông tin lại và xuất phiếu thu giao cho khách hàng. Số tiền thanh toán ngay sẽ không đưa vào công nợ.
* Nếu khách hàng thanh toán một phần tiền, chọn chưa thanh toán sau đó lưu phiếu bán hàng lại. Vào tạo phiếu thu, thu đúng số tiền khách hàng trả. Xuất phiếu thu giao cho khàng.
Khi khách hàng trả lại hàng hóa, sản phẩm:
* Nhân viên, bộ phận bán hàng kiểm tra hàng hóa trả lại, lập phiếu hàng bán trả lại để nhập kho hàng bị trả lại.
Khi nhận doanh số hàng bán trả lại:
* Nếu trả lại tiền cho khách hàng, chọn thanh toán ngay trực tiếp trên phiếu hàng bán trả lại và xuất phiếu trả hàng + xuất phiếu chi giao cho khách hàng.
* Nếu trừ tiền công nợ khách hàng, chọn chưa thanh toán để đưa số tiền hàng trả lại vào trong công nợ khách hàng. Số tiền nợ (nếu có) của khách hàng sẽ giảm xuống theo đúng số tiền trên phiếu hàng bán trả lại.

Mời bạn xem tiếp Quy trình quản lý kho trong phần mềm.